24 Januar 2021 | Ted Page
Sind alphabetische Verzeichnisse das am besten gehütete Geheimnis beim Navigieren von barrierefreien Dokumenten?
„Die Lösung für nicht barrierefreie Dokument kann so einfach und mit wenig Technologie verbunden sein wie ein besserer Index. Hierbei können 10 % mehr Aufwand die Barrierefreiheit von Informationen verdoppeln.“
William Horton, „A quick (and not too dirty) fix for online documentation“ aus „Technical Communication“.
In Australien müssen Jahresberichten mit Indexen versehen werden
In Australien, oft führend und innovativ im Bereich der Barrierefreiheit, ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass alle Jahresberichte der Bundesbehörden und „Nichtkapitalgesellschaften“ ein alphabetisches Verzeichnis besitzen, um den Zugang zu diesen Dokumenten zu erleichtern.
Die Auflagen für die Jahresberichte von Regierungsbehörden sind in einer Richtlinie des Finanzministeriums dargelegt: Public Governance, Performance And Accountability Rule 2014, 17AJ – Aids to access.
Die Vorteile von Indexen
Gut strukturierte, interaktive Indexe bieten eine alphabetische Liste der Verknüpfungen zu wichtigen Namen und Orten, Themen und Konzepten innerhalb von Dokumenten. Sie bieten eine gute Möglichkeit, Informationen zu finden, die mit anderen Formen der Navigation nicht auffindbar wären.
Wenn z. B. Schlüsselwörter, die Themen oder Konzepte beschreiben, wie so oft nicht in der Überschrift eines Dokuments erwähnt werden, erscheinen diese normalerweise nicht in der Inhaltsübersicht oder den Lesezeichen. Ohne Index können diese dann nur über die Suche gefunden werden.
Eine Suche mit zu vielen Ergebnissen (vor allem bei langen, komplexen Dokumenten) kann unpraktisch sein, da nur einige davon relevant, andere jedoch irrelevant sind (z. B. beiläufige Erwähnung). Indexe schließen die Lücken, die andere Arten der Informationsabfrage nicht schließen können.
Jahresberichte von Unternehmen und aus dem öffentlichen Sektor
Viele große Unternehmen und Stellen des öffentlichen Sektors auf der ganzen Welt veröffentlichen jedes Jahr große und komplexe Jahresberichte, die in vielen Fällen die wichtigste Veröffentlichung des Jahres für sie darstellen. Da ist es vielleicht überraschend, dass viele dieser Berichte außerhalb Australiens auch trotz der Vorteile eines Indexes keinen Index besitzen.
Arbeitsabläufe in InDesign/PDF
InDesign ist standardmäßig in der Lage, einfache Indexe zu erstellen, einschließlich (und mit Hilfe einer Bearbeitung der Verknüpfungen) Verknüpfungen zu Seiten, Abschnitten, Sätzen und einzelnen Wörtern. Für komplexere Indexe ist möglicherweise professionelle Software nötig (wie Sky, Cindrex, MACREX). Solche Software kann in die Arbeitsabläufe von InDesign-Dokumenten integriert werden.
Dies kann auch im Nachhinein in einem PDF ausgeführt werden (mit Hilfe von Software wie axesPDF QuickFix), ist jedoch im Allgemeinen nicht die effizienteste Methode und eignet sich oft nur für kurze Indexe.
Danksagung
Unser Dank geht an Sherrey Quinn, Schriftführerin des australischen und neuseeländischen Verbands für Indexer (www.anzsi.org), für ihre unschätzbare Unterstützung mit der relevanten australischen Gesetzgebung.