24 janvier 2021 | Ted Page
Les index classés par ordre alphabétique constituent-ils le secret le mieux gardé pour la navigation au sein de documents accessibles ?
« La solution pour résoudre le problème de l’accessibilité de la documentation peut être aussi facile et rudimentaire que le simple fait de créer un meilleur index… Avec une bonne indexation, 10 % d’efforts supplémentaires permettent de doubler l’accessibilité aux informations. »
William Horton, A quick (and not too dirty) fix for online documentation (un truc vite fait [mais plutôt bien fait] pour la documentation en ligne), dans Technical Communication.
Des index aux rapports annuels obligatoires en Australie
En Australie, souvent cité comme pays leader et innovateur en matière d’accessibilité, le gouvernement fédéral exige que tout rapport annuel publié par des agences fédérales ou des « entités non commerciales » comporte un index alphabétique pour une « aide à l’accessibilité ».
Cette exigence d’indexation pour tous les rapports annuels publiés par le gouvernement fédéral est formulée dans une directive du Département des Finances : Public Governance, Performance and Accountability Rule 2014, 17AJ – Aids to access (Loi australienne de 2014 sur l’administration publique, les performances et la responsabilité, section 17AJ – Aides à l’accès).
Avantages des index
Les index bien construits et interactifs proposent des liens listés alphabétiquement vers des noms et des toponymes, des sujets et des concepts clés contenus dans les documents. Ils constituent des moyens utiles pour trouver des informations que les autres formes de navigation ne peuvent apporter.
Par exemple, si les mots clés décrivant des sujets ou des concepts n’apparaissent pas dans les titres d’un document, ce qui est souvent le cas, ils n’apparaitront généralement pas dans la table des matières ni dans les signets. En l’absence d’index, la seule manière de les retrouver est d’effectuer une recherche.
Mais la recherche constitue une méthode assez brute, renvoyant de nombreux résultats (particulièrement dans de gros documents complexes) dont certains sont pertinents et d’autres non (par exemple de simples mentions). Les index permettent de combler les lacunes que d’autres formes d’accès aux informations ne couvrent pas.
Rapports annuels des secteurs privés et publics
Dans le monde entier, de nombreuses entités privées et publiques publient chaque année de gros rapports annuels complexes qui constituent souvent la plus importante publication de l’année pour l’organisme en question. Aussi étonnant que cela puisse paraitre, étant donné les avantages que présentent les index, à part en Australie, ces rapports n’incluent généralement pas d’index.
Processus sur InDesign/en PDF
InDesign est nativement capable de générer des index basiques, incluant (avec un peu de travail d’édition des liens) des liens vers des pages, des paragraphes, des phrases et même juste des mots. Pour des index plus complexes, il peut être nécessaire de faire appel à des logiciels d’indexation professionnels (tels que Sky, Cindrex ou MACREX). Ce type de logiciels peut être intégré directement au workflow des documents d’InDesign.
Il est également possible d’effectuer ce travail a posteriori dans un PDF plutôt que sous InDesign (en utilisant un logiciel tel qu’axesPDF QuickFix) bien qu’il ne s’agisse généralement pas de la méthode la plus efficace et que celle-ci ne soit réellement utilisable que pour des index courts.
Remerciements
Merci à Sherrey Quinn, secrétaire de la Société australienne et néo-zélandaise des indexeurs (www.anzsi.org), pour son aide inestimable concernant les lois australiennes en question.