Die Erstellung von Abkürzungen in Word und InDesign für Hilfstechnologien

16 Mai 2020 | Ted Page

Die Korrektur von Abkürzung, um diese für Screenreader und andere Unterstützungstechnologien verständlich zu machen, kann anderweitig barrierefreie PDF-Dokumente nochmals deutlich verbessern. Glücklicherweise ist dies sowohl in Microsoft Word als auch in Adobe InDesign recht einfach.

Problem: Wenn eine Abkürzung wie ein Akronym gelesen wird

Die meisten Hilfstechnologien lesen Akronyme (z. B. NATO oder NASA) wie gewünscht als Wörter.

Abkürzungen sollten hingegen Buchstabe für Buchstabe gelesen werden. Viele von Ihnen werden richtig vorgelesen – etwa RTL, AGB oder WHO. Doch einige werden von den großen Programmen gelesen, als wären sie Akronyme – so zum Beispiel die Bezeichnung „ICE“ für Züge.

Beständigkeit erreichen

Um Beständigkeit über unterschiedliche Hilfstechnologien hinweg zu erreichen, muss zwischen jedem Buchstaben in einer solchen Abkürzung ein Leerzeichen eingefügt werden. Allerdings möchte niemand „I C E“ mit vollständigen Leerzeichen auf einer Seite lesen. Die Lösung liegt in der Verdichtung der Leerzeichen, bis diese unsichtbar sind.

Der Umgang mit Abkürzungen in Microsoft Word

Um die Abkürzung „ICE“ (Intercity Express) in einem Worddokument richtig zu schreiben, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Markieren Sie die erste Erwähnung von „ICE“ in dem Dokument.
  • Drücken Sie Strg + H, um das Dialogfenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
  • Geben Sie das Wort in die Spalte Suche nach ein (ohne Anführungszeichen).
  • Tippen Sie das Wort mit Leerzeichen zwischen den Buchstaben in die Spalte Ersetzen durch ein.
Dialogfenster Suchen und Ersetzen in Microsoft Word
Abbildung 1: Leerzeichen werden zwischen den Buchstaben benötigt
  • Falls nötig, klicken Sie auf Erweitern, um weitere Optionen zu erhalten.
  • Klicken Sie auf Format unten links.
  • Wählen Sie Zeichen aus.
  • Wählen Sie Erweitert im Dialogfenster Zeichen suchen aus.
Dialogfenster Zeichen suchen in Microsoft Word
Abbildung 2: Komprimieren der Leerzeichen in einer Abkürzung
  •  Gehen Sie zum Dropdown-Menü Abstand und wählen Sie schmal.
  • Wählen Sie 2 Pt. im Dropdown-Menü Von: aus.
  • Klicken Sie auf OK, um das Dialogfenster zu schließen.
  • Klicken Sie dann im Dialogfenster Zeichen suchen auf Alle ersetzen.

Das Endergebnis

Alle Instanzen von „ICE“ in diesem Dokument erhalten nun diese unsichtbaren Leerzeichen zwischen den einzelnen Buchstaben, und werden so Buchstabe für Buchstabe von den Hilfstechnologien gelesen.

Der Umgang mit Abkürzungen in InDesign

Um das Problem mit derselben Abkürzung in InDesign zu beheben:

  • Wählen Sie die erste Instanz des Wortes im Dokument aus.
  • Drücken Sie Strg/Cmd + F.
  • Das Wort sollte im Feld Suchen nach: aufgeführt sein.
  • Geben Sie das Wort in das Feld Ändern in: ein.
  • Klicken Sie dann mit dem Mauszeiger in diesem Feld zwischen die ersten zwei Buchstaben.
  • Klicken Sie dann auf das @-Zeichen rechts neben dem Feld.
  • Wählen Sie Leerraum und dann 1/24-Geviert-Leerzeichen.
  • Wiederholen Sie diese Schritte für den anderen Zwischenraum.
  • Klicken Sie dann im Dialogfenster Suchen/Ersetzen auf Alle ändern.
Dialogfenster Suchen/Ersetzen in Adobe InDesign
Abbildung 3: 1/24-Geviert-Leerzeichen zwischen den Buchstaben einfügen.

Das Endergebnis

Alle Instanzen des Wortes werden nun geändert, was fehlerhaft und verwirrende Aussprachefehler verhindert.

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